Informationen zur Firma und Stelle

Unser Kunde ist ein modernes Unternehmen im Gesundheitswesen mit Sitz in Dortmund, das auf Digitalisierung und Effizienz setzt. Zur Verstärkung des IT-Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Teamassistenz (m/w/d) IT, die administrative und organisatorische Aufgaben übernimmt und die Schnittstelle zwischen IT und weiteren Unternehmensbereichen bildet. Es handelt sich um eine Direktvermittlung.
 

Ihr Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation, idealerweise mit erster Berufserfahrung in der Assistenz oder Administration
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen, insbesondere Excel, Word und PowerPoint sind extrem wichtig
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• Hohe organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und freundliches Auftreten gegenüber internen sowie externen Ansprechpartnern
• Zahlenaffinität und Sorgfalt bei der Bearbeitung von kaufmännischen Aufgaben
• Grundverständnis für IT- und Digitalisierungsthemen von Vorteil
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und ein hohes Maß an Vertraulichkeit und Zuverlässigkeit

Ihre Aufgaben

• Umfassende Unterstützung der IT-Leitung und des IT-Teams in allen administrativen und organisatorischen Belangen
• Terminplanung, -koordination und -nachverfolgung für interne Besprechungen sowie externe Dienstleister-Meetings
• Organisation und Verwaltung von IT-relevanten Unterlagen, Verträgen und Dokumentationen
• Überwachung und Nachverfolgung von Bestellungen sowie Unterstützung im Beschaffungsprozess für IT-Equipment und Softwarelizenzen
• Erstellung und Pflege von Übersichten, Auswertungen und Berichten (z. B. Projektstatus, Kostenübersichten)
• Vorbereitung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Meetingprotokollen
• Unterstützung bei der Erfassung und Zuordnung von IT-Kosten sowie bei der internen Kostenverrechnung
• Kommunikation mit internen Abteilungen und externen Partnern, inklusive Nachhalten von Aufgaben und Fristen
• Organisation von internen IT-Schulungen, Workshops und Mitarbeiterschulungsunterlagen
• Unterstützung bei der allgemeinen Büroorganisation im Bereich IT (z. B. Verwaltung von IT-Zugängen und Equipmentlisten)

Sie erwartet

• Eine abwechslungsreiche Assistenz- und Koordinationsrolle in einem innovativen Unternehmen des Gesundheitswesens
• Ein offenes, kollegiales Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Eine attraktive Vergütung sowie Sozialleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und Gesundheitsförderung
• Moderne Büro- und IT-Ausstattung sowie Zugang zu aktuellen Technologien
• Individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten in einem zukunftsorientierten Umfeld