Frühzeitige Kommunikation: Urlaubsplanung, geteilter Urlaubskalender & Co

Das Sicherstellen eines reibungslosen Urlaubszeit beginnt nicht erst, wenn der Sommer vor der Tür steht und sich die ersten Mitarbeiter in den Urlaub verabschieden. Vielmehr beginnt die Planung bereits Wochen und Monate im Voraus. Mitarbeiter sollten ihre Urlaubswünsche – insbesondere für längere Urlaube – so früh wie möglich einreichen. Für den Sommerurlaub am besten bereits am Anfang des Jahres. So kann das Management rechtzeitig Überschneidungen erkennen und Lösungen finden, die allen Beteiligten gerecht werden, ohne dass die Teamleistung insgesamt leidet. Darüber hinaus sollte es stets eine für alle einsehbare Urlaubsübersicht geben – sei es als Terminkalender, Excel-Urlaubsplaner oder mittels anderer internen Planungswerkzeug. So sieht ein Mitarbeiter, wer bereits wann Urlaub eingereicht hat, und kann die eigenen Urlaubswünsche entsprechend daran ausrichten. So eine Übersicht hilft zudem bei der Planung von Vertretungen, Arbeitsstunden und Projekten, wenn die Urlaubszeiten stets für alle einsehbar sind.

Übergabeprotokoll, Zeitpläne und Dealines

Urlaubsvertretung und Ansprechpartner für Kunden

Die Urlaubsvertretung muss organisiert und geschult werden. Das heißt, man sollte nicht einfach am letzten Arbeitstag die Aufgaben übertragen, sondern rechtzeitig die Kollegen in das Projekt und die Aufgaben einarbeiten. Idealerweise ist die Urlaubsvertretung jemand, der das Projekt kennt und selbst darin arbeitet. Besser noch: Es gibt grundsätzlich mindestens zwei Personen, die mit dem Projekt oder Aufgabenfeld vertraut sind, sodass weiterhin alles abgedeckt ist, wenn einer von beiden im Urlaub ist. Auch regelmäßige Job-Rotationen und Cross-Tranings können hilfreich sein, um stets eine Vertretung für Urlaube oder den Krankheitsfall zur Hand zu haben.

Urlaub und Abwesenheit sollte auch mit Kunden und Partnern kommuniziert werden, so dass sie sich nicht wundern, dass der reguläre Ansprechpartner plötzlich nicht zur Verfügung steht. Am besten gibt man Kunden und Partnern die Kontaktdaten der Vertretung oder des zuständigen Managers, so dass der Informationsfluss offen bleibt. Auch sollte man rechtzeitig kommunizieren, wenn sich durch Urlaub oder Abwesenheit Projektdeadlines oder Lieferzeiten verschieben – wenn sich diese Verzögerung nicht vermeiden lässt. 

Abwesenheitsnotiz

Wer in den Urlaub geht – oder krankheitsbedingt abwesend ist – sollte stets eine Abwesenheitsnotiz in seinem E-Mail-Postfach einrichten. Diese kann intern und extern unterschiedlich sein, falls es Aspekte gibt, die intern, aber nicht nach außen kommuniziert werden sollen. Grundsätzlich sollte die Mitteilung den Zeitraum enthalten, wann der Mitarbeiter abwesend und wann er wieder erreichbar ist. Auch sollte man einen groben Zeitrahmen angeben, wann der Sender der E-Mail eine Antwort erwarten kann. Man kann in der E-Mail für dringende Anfragen auch einen anderen Ansprechpartner im Unternehmen oder die zentrale Nummer des Unternehmens angeben.

Längere Abwesenheit, größere Herausforderungen

Wie aber geht man mit längerer Abwesenheit aufgrund von einer längeren Auszeit, Krankheit oder Schwangerschaft und Elternzeit um? Wie findet man einen Ersatz für ein paar Wochen oder Monate – intern oder extern? Längere Abwesenheit von Mitarbeitern stellt Unternehmen vor größere Herausforderungen. Die oben genannten Punkte gelten auch hier, darüber hinaus sind aber weitere Aspekte zu beachten.

• Langfristige Ressourcenplanung: Grundsätzlich gilt bei längerer Abwesenheit die gleiche Regel wie bei einem Urlaub von Mitarbeitern: Man muss die Ressourcen und Deadlines entsprechend planen und diese an das verfügbare Personal anpassen. Hier geht es aber nicht nur um ein oder zwei Wochen in der Sommerzeit, sondern oft um mehrere Wochen oder gar Monate. Daher ist die Umstrukturierung und Planung oft umfassender. Müssen Projekte neu strukturiert, priorisiert oder gar pausiert werden? Und wie kommuniziert man dies intern und mit den Kunden? Wer ist während der Abwesenheit für das Projekt zuständig?
• Umstrukturierungen und Schulungen: Bei der langfristigen Ressourcenplanung sollte man sich zudem fragen, ob und wie Aufgaben im Team umverteilt werden können. Das bedeutet, dass man Mitarbeiter entsprechend schulen muss. Übernimmt ein Teammitglied Aufgaben, die eigentlich ein Level höher liegen, dann sollte man darüber nachdenken, das Teammitglied entweder als Vertretungsstelle oder grundsätzlich zu befördern, um langfristig Enttäuschung und Unzufriedenheit zu vermeiden.
• Rekrutierung zur Kurzzeitvertretung: Wer eine Kurzzeitvertretung sucht, kann sich hier Hilfe bei professionellen Recruitern suchen, die über gute Netzwerke verfügen und die vertragsrechtlichen Voraussetzungen einer vorrübergehenden Beschäftigungen genau kennen. Statt jemanden für ein paar Wochen oder Monate einzustellen, kann man auch darüber nachdenken, mit Freiberuflern zusammenzuarbeiten, um Lücken zu füllen. Das kann vor allem Sinn machen, wenn man nicht den Bedarf für eine volle Stelle hat oder sich mehr Flexibilität wünscht.
• Interne Kommunikation: Fällt ein Teammmitglied aus, dann ist das häufig mit einer erheblichen Mehrbelastung für die anderen Teammitglieder verbunden. Eine dauerhafte Mehrbelastung kann nicht nur zu Unzufriedenheit im Team führen, sondern auch zu Burnout oder Kündigungen. Daher ist es nicht nur wichtig, rechtzeitig für eine Vertretung zu sorgen, sondern die Abwesenheit auch intern gut zu kommunizieren. Transparenz ist dabei wichtig. Zwar kann man keine Details liefern, was beispielsweise die Erkrankung eines Mitarbeiters angeht, doch sollte man erklären, wie lange man die Abwesenheit erwartet und was das für das Team bedeutet. Welche neuen Aufgaben kommen auf einzelne Mitarbeiter zu? Gibt es Pläne, eine Vertretung einzustellen? Werden zusätzliche Stunden durch flexiblere Arbeitszeiten, zusätzliche freie Tage oder Extra-Bezahlung honoriert? Klare Kommunikation und Anerkennung von Zusatzleistungen zeigen zugleich Wertschätzung. Das ist in Stresssituationen besonders wichtig.
• Wissenstransfer: Die Themen Übergabeprotokolle und Vertretungen wurden bereits im Zusammenhang mit der Urlaubszeit diskutiert. Im Fall einer längeren Abwesenheit muss dieser Wissenstransfer ausführlicher ausfallen. Dazu gehören die Dokumentation aller Prozesse und Aufgaben im Projekt, die Übergabe aller wichtigen Dokumente und Ordner und eine Liste aller wichtigen internen und externen Ansprechpartner. Um auch auf eine spontane Abwesenheit wegen Unfall oder Krankheit vorbereitet zu sein, ist eine gemeinsame Datenbank, wie der oben bereits angesprochene gemeinsame Projektserver oder ein Cloud-Speicher, jederzeit zu empfehlen. Dies hält die Dokumentation auch während der gesamten Abwesenheit aufrecht, um dem abwesenden Mitarbeiter später die Rückkehr ins Projekt und den Job zu erleichtern. Eine gute Idee ist hier zudem ein internes Wissensmanagementsystem, beispielsweise in Form einer internen Wiki-Datenbank oder interner Planungswerkzeuge.

Rechtliche Aspekte bei längerer Abwesenheit

Bei längerer Abwesenheit von Mitarbeitern gibt es von Unternehmenssicht gegebenenfalls auch einige rechtliche Aspekte zu beachten, vor allem wenn die lange Abwesenheit krankheitsbedingt ist. Bei längerer Abwesenheit sollte man sich über rechtliche Vorgaben wie Gehaltsfortzahlung im Krankheitsfall, Krankengeld oder interne Regelungen für Sabbaticals informieren. Dabei sollte man auch beachten, dass beispielsweise bei Schwangerschaft, Elternzeit und Krankheit ein Kündigungsschutz gilt, man also darauf vorbereitet sein muss, dass der Mitarbeiter zu einem Zeitpunkt in der Zukunft wieder in den alten Job zurückkehren wird. Die Vertretung ist also zeitlich begrenzt. Wer die Stelle neu ausschreibt muss bedenken, dass dies entweder ein befristeter Vertrag sein sollte, oder man langfristig eine weitere Person in der gleichen Position einstellt. Man muss also den Bedarf genau kalkulieren und dabei neben dem derzeitigen auch den zukünftigen Personalbedarf genau im Blick haben.

Wichtig ist es weiterhin den Kontakt zum Mitarbeiter zu halten und diesen über Entwicklungen im Unternehmen auf dem Laufenden zu halten. Ist jemand langfristig krank, dann sollte sich das diskret gestalten, um den Genesungsprozess nicht zu belasten. Dabei sollte man besprechen, ob der Mitarbeiter per Telefon oder E-Mail komntaktiert werden möchte, es eine Kontaktperson gibt oder der Mitarbeiter selbst mit einem Manager oder vertrauten Kollegen Kontakt aufnimmt. Im Falle einer schweren Krankheit sind allerdings auch längere Zeiten ohne Kommunikation vollkommen normal und angemessen.

Darüber hinaus sollte man immer das Wiedereingliederungsmanagement im Blick behalten. Unternehmen sind in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet eine stufenweise Wiedereingliederung in den Job zu ernöglichen, wenn ein Mitarbeiter innerhalb eines Jahres sechs Wochen ununterbrochen oder wiederholt arbeitsunfähig ist. Dies soll dabei helfen, einen erneuten vollständigen Arbeitsausfall zu verhindern. Dies muss von einem Arzt abgesegnet und der Krankenkasse genehmigt werden. Zur Wiedereingliederung gehört neben einer reduzierten Stundenzeit eine gute Unterstützung von Seiten des Managements, das dabei helfen sollte, die Wiedereingliederung gezielt zu planen – hinsichtlich Arbeitszeiten, Verantwortungen und Aufgaben.

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