Routinen gegen den Stress im Arbeitsalltag

Eine Tasse Kaffee vor Arbeitsbeginn, das Checken der Emails als erste Tat am Arbeitstag oder feste Zeiten für die Mittagspause: Routinen helfen dabei, den Tag zu strukturieren und können so tatsächlich den Stress verringern. Routinen sind also keinesfalls langweilig oder nur für Spießer, sondern ein wichtiges Werkzeug für Arbeitnehmer*innen auf allen Unternehmensebenen. Tatsächlich gehen Wissenschaftler davon aus, dass rund 45 Prozent der täglichen Handlungen Routinen sind. Man denke hier an Dinge, über die wir eben nicht nachdenken: das Zähneputzen am Morgen und am Abend, das Schuhe anziehen, bevor man das Haus verlässt, oder dass man die Haustür hinter sich zu macht. Müssten wir all diese regelmäßigen Handlungen planen und darüber nachdenken, dann wären wir kontinuierlich überfordert. Warum also erleichtern Routinen auch den Arbeitsalltag und nicht nur unser persönliches Leben? Und wie findet man Routinen, die zum eigenen Job und zur Persönlichkeit passen?

Einfach gesprochen sind Routinen Handlungen, die man regelmäßig macht, die man kennt und an die man sich gewöhnt hat. Das erklärt bereits vereinfacht, warum wir Routinen normalerweise nicht als stressig empfinden: Wir machen sie, ohne groß darüber nachdenken zu müssen. Wir müssen uns nicht überwinden sie zu machen – insbesondere, wenn wir diese Routinen selbst gesetzt haben – und so erlauben sie es, dass wir Zeit und vor allem Energie sparen. Sie sind so etwas wie der Leitfaden durch den Tag, an dem wir uns entlang hangeln und der uns wieder auf die richtige Bahn hilft, wenn wir vor lauter Stress und Arbeitsbelastung beginnen, den Kopf zu verlieren. Tatsächlich hilft es Menschen, wenn Sie wissen, was als nächstes auf sie zukommt. Denn das Gehirn ist bereits darauf vorbereitet, was den Stress des Unerwarteten reduziert. Die moderne digitale Arbeitswelt erwartet, dass sich Mitarbeiter*innen stets auf neue Dinge einstellen. Es ist daher gut ein Gegengewicht zum digitalen Stress zu haben.

Tipps für gute Routinen

Das Entwickeln guter Routinen ist nicht immer einfach. Wo fängt man an, wenn man sich gezielt neue Strukturen für den Arbeitsalltag setzt? Man sollte es nicht zu kompliziert machen und mit Dingen beginnen, die vielleicht selbstverständlich klingen, die wir aber genau deswegen oft vernachlässigen.

1. Feste Arbeits- und Pausenzeiten

Etablieren Sie feste Arbeits- und Pausenzeiten. Natürlich kann sich das manchmal verschieben, wenn beispielsweise ein Kundentermin dazwischenkommt. Grundsätzlich hilft es Ihnen – und Ihren Kolleg*innen – dem Tag eine feste Struktur zu geben. Es zwingt Sie dazu, tatsächlich zu einer bestimmten Zeit den Computer auszuschalten und sich über Mittag für eine Stunde zu erholen. Es reduziert darüber hinaus auch den Stress Ihrer Kolleg*innen, denn Sie wissen immer genau, wann Sie erreichbar sind.

To do list auf einem Tisch mit Kaffeetasse und Kugelschreiber

2. Zeitfenster für Routineaufgaben reservieren

Buchen Sie sich in Ihrem Kalender Zeitfenster für wiederkehrende und regelmäßige Aufgaben. Machen Sie zum Beispiel immer am Donnerstag die Arbeitsplanung für die nächste Woche, dann sollten Sie dafür ein festes Zeitfenster einplanen. Das gleiche gilt für den Wochenbericht, den Sie jeden Freitag an den Chef oder die Chefin schicken. So haben Sie nicht nur genügend Zeit dafür zur Verfügung, sondern auch zeitgleich eine Erinnerung im Kalender, so dass Sie die wichtige Routineaufgabe nicht vergessen. Das bringt uns auch direkt zum nächsten Punkt:

3. Individuelle Routinen

Verlangt Ihr Job wiederkehrende Aufgaben, dann sollten Sie schauen, ob Sie diese zu festen Zeiten als Routine etablieren können. Das hilft dabei, den Tag zu strukturieren und Sie können sicher gehen, dass Sie die Aufgabe nicht vergessen und sie vielleicht kurz vor Feierabend noch irgendwie und unter Stress reinquetschen müssen. Nehmen Sie sich einmal eine Stunde Zeit, schnappen Sie sich Zettel, Stift und einen Kaffee oder Tee und denken Sie darüber nach, was für Sie – persönlich – regelmäßige Handlungen sind, für die Sie aber nie Zeit haben. Machen Sie eine Liste. Achten Sie dabei auch darauf, welche der Routineaufgaben Ihnen regelmäßig Stress bereiten, weil Sie sie schnell zwischen zwei Meetings oder erst nach Feierabend erledigen. Wichtig ist: Routinen sollten immer auf die individuellen Aufgaben und Bedürfnisse zugeschnitten sein. Was für Sie eine gute Routine ist, das können nur Sie beantworten.

4. Stretching und Bewegung

Vermeiden Sie es, den ganzen Tag am Schreibtisch festzukleben, ohne sich zu bewegen. Das kann langfristig beispielsweise zu Rückenproblemen führen. Wenn Sie dazu neigen, während der Arbeitszeit für Stunden vollkonzentriert zu arbeiten und nur aufzustehen, wenn Sie einen Kaffee brauchen oder zur Toilette müssen, dann kann es sinnvoll sein, sich einen Wecker zu stellen, der Sie jede Stunde daran erinnert, kurz aufzustehen und sich zu stretchen. Haben Sie sich erst einmal an diese Routine gewöhnt, dann brauchen Sie den Wecker nicht mehr.

5. Teamroutinen: Feste Zeiten für Meetings

Haben Sie in Ihrem Team regelmäßige Meetings im Büro oder Online? Statt das adhoc ‚irgendwann am Donnerstag‘ zu machen, sollten Sie dafür immer eine feste Zeit einplanen. Dann kann sich jeder darauf einstellen und den restlichen Tag so planen, dass das Meeting in den Zeitplan passt. So vermeiden Sie auch Terminüberschneidungen.

Routine versus schlechte Angewohnheit

Dass Routinen manchmal einen schlechten Ruf haben, hängt damit zusammen, dass sie oft mit negativen Angewohnheiten in einen Topf geworfen werden. Man denke hier an die Zigarette nach dem Essen, die noch vor nicht allzu langer Zeit für viele übliche ‚Routine‘ war, oder das Feierabendbierchen. Schlechte Angewohnheiten und gute Routinen sind aber sehr unterschiedlich: Erstere versprechen eine schnelle Belohnung, letztere ein dauerhaft gesundes Gleichgewicht im Arbeitsalltag. Wer sich seine Routinen bewusst wählt, der strukturiert seinen Tag so, dass er oder sie die eigene Energie und Leistung am besten nutzen kann.

Bleiben Sie entspannt: Routinen dürfen nicht zu einem Zwang werden

Katrin* findet Routinen stressig. Das hat sie letztens nach einer Schulung ihrer Chefin mitgeteilt. Feste Strukturen engen sie ein, sie fürchtet, dass sie die selbstgesetzten Aufgaben aufgrund anderer Termine nicht einhalten kann. Dann mache sie sich selbst Druck, fühle sich schlecht gegen die Regeln zu verstoßen – selbst wenn sie selbst für diese Regeln verantwortlich ist. In einem Punkt hat Katrin Recht: Routinen sollten nicht zu einem Zwang werden. Man sollte sich immer bewusst sein, dass sie zwar den Alltag strukturieren, man aber gegen sie verstoßen kann, wenn zum Beispiel eine Deadline ansteht oder man das Gefühl hat, dass man aufgrund des warmen Wetters lieber etwas früher anfängt zu arbeiten und dafür etwas früher Schluss macht. Auch sind Routinen nicht unumstößlich. Passen Sie nicht mehr in den Arbeitsalltag, dann kann man sie anpassen und verändern, wie es einem am besten passt. Routinen funktionieren nur als Puffer gegen den Stress, wenn sie nicht durch den Anschein der Unumstößlichkeit selbst zu einem Stressfaktor werden. Gute Routinen erlauben Flexibilität.

Gesunde Routinen über die Arbeitsstunden hinaus

Gesunde Routinen beginnen nicht erst im Büro, denn bereits vor der Arbeit ist man gedanklich oft schon beim Job, und auch am Abend lässt einen der Gedanke an die anstehenden Aufgaben oft nicht los. Daher sollte man auch für die Freizeit Routinen entwickeln, um sich vom Stress des Arbeitsalltags zu lösen. Was brauchen Sie am Morgen, um fit in den Tag zu starten? Was weckt ihr Gehirn auf? Das kann das Stoßlüften am Morgen sein, oder die Tasse Kaffee im Bett. Vielleicht brauchen Sie etwas länger zum Aufstehen und können nicht gleich aus dem Bett springen. Auch das ist ok. Das gleiche gilt am Abend: Was brauchen Sie, um nach der Arbeit abzuschalten? Eine Joggingrunde durch den Park ist ebenso akzeptabel wie eine halbe Stunde mit einem Buch oder dem Fernseher auf dem Sofa, um Energie für den restlichen Abend zu tanken. Wie Ihre Routine ausschaut, hängt ganz von den individuellen Bedürfnissen, Hobbies und Energiequellen ab. Der eine tankt Energie in Gesellschaft, der andere braucht dafür Zeit für sich selbst.

Unser Tipp: Nehmen Sie sich Zeit über die eigenen Routinen nachzudenken und wo Ihnen Routinen helfen können, den Berufsalltag besser zu strukturieren und so den Stress abzubauen. Damit haben Sie bereits einen ersten Schritt hin zu gesunden Routinen gemacht.

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*Name geändert