Recruiting für den Mittelstand

Eine Reihe mit drei weißen und einem blauen Stuhl vor einer weißen Wand

Der Fachkräftemangel betrifft inzwischen viele Branchen und auch der Mittelstand hat es schwer, geeigneten Nachwuchs zu rekrutieren. Darüber hinaus gibt es für kleine und mittelständische Unternehmen besondere Herausforderungen, die ihnen die Rekrutierung noch schwerer machen. So konkurrieren sie beispielsweise mit großen Unternehmen um Fachkräfte, haben aber weder deren personellen Ressourcen noch deren häufig großes Recruiting Budget. Oft genug können Sie auch in Fragen des Gehalts nicht mit den Großen mithalten. Entsprechend müssen sie andere Anreize setzen und im Recruiting innovative Wege einschlagen, um aus der Masse der Konkurrenten herauszustechen. Welche besonderen Regeln gelten also für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen für den Mittelstand und worauf müssen Recruiter und Unternehmen in diesem Zusammenhang achten?

Steigende Kosten und Personalknappheit gehören laut einer aktuellen Studie des Bundesverbands der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR) zu den großen Herausforderungen des Mittelstands. 82 Prozent der befragten mittelständischen Unternehmen sehen laut der Studie ihr Geschäft durch den Personalmangel bedroht. Noch höher sind die Zahlen im Baugewerbe, wo rund 9 von 10 Firmen über den Fachkräftemangel klagen. Jedes vierte Unternehmen im Mittelstand baue aber derzeit den Personalbestand aus und jeder vierte Mittelständler brauche im nächsten halben Jahr zusätzliches Personal, so das Ergebnis der Umfrage. Schaut man sich diese Zahlen an, dann wird klar: Wer sich im Konkurrenzkampf um die besten Köpfe durchsetzen will, der muss kreativ werden.

Fachkräfte finden: Neue Herausforderungen für den Mittelstand

Eine Stellenanzeige im Fachblatt oder online zu schalten, reicht heutzutage nicht mehr aus. Das ist nicht nur im Mittelstand so. Wer neue Mitarbeiter*innen gewinnen und für das Unternehmen begeistern will, der muss kreativer werden.

Arbeitnehmer*innen sind heute anspruchsvoller geworden, das heißt sie legen nicht nur auf eine gute Work-Life-Balance Wert, sie wollen zudem wissen, mit dem sie es zu tun haben. Das sogenannte Employer Branding ist insbesondere für die jüngeren Generationen wichtig: Für was steht das Unternehmen? Was sind die Werte und Ziele? Wie positioniert sich das Unternehmen im Markt? Welche Rollen spielen Aspekte wie Klimaschutz und Nachhaltigkeit? Darüber hinaus ist es wichtig, dass sich Unternehmensführer in die Position der zukünftigen Mitarbeiter*innen versetzen. Was sind deren Erwartungen? Was kann ich als mittelständischen Unternehmen bieten, das große Konzerne nicht können? Was macht das Unternehmen attraktiv? Einfache Floskeln und Begriffe wir „Marktführer für (…)“, „größter Mittelständler in (…)“ oder „seit drei Generationen in Familienhand“ reichen im Jahr 2023 nicht mehr aus, um ein Unternehmen attraktiv zu machen.

Die oft sehr viel persönlicheren Strukturen in mittelständischen Unternehmen können hier ein gutes Argument sein: Mitarbeiter*innen haben einen direkten Draht zum Chef und  Entscheidungswege sind kürzer, was grundsätzlich eine höhere Flexibilität erlaubt. Man sollte dabei aber immer im Blick haben, dass unterschiedliche Altersgruppen unterschiedliche Erwartungen haben, das heißt man kann nicht für alle Stellen- und Gehaltsebenen gleich rekrutieren. Junge Mitarbeiter und Lehrlinge achten beispielsweise auf Weiterbildungschancen und welche Aufstiegschancen das Unternehmen bietet. Menschen mit Familie verlangen heute eine höhere Flexibilität und ggf. die Möglichkeit aus dem Homeoffice zu arbeiten, um den Beruf mit der Kinderbetreuung vereinbaren zu können. Wer das nicht erkennt und an dem guten alten „das haben wir schon immer so gemacht“ festhält, der wird im Konkurrenzkampf um Fachkräfte nicht mithalten können. Und hier liegt tatsächlich eines der Probleme für Mittelständler: Familienbetriebe sind oft in Traditionen verwurzelt und schätzen diese Tradition als einen der Kernwerte. Das ist auch richtig und kann bei der Darstellung nach außen hilfreich sein. Dabei darf man aber nicht vergessen, sich an die neuen Gegebenheiten in einem ständig wechselnden Arbeitsmarkt anzupassen.

Was aber können Unternehmen konkret tun?

1. Aus den eigenen Reihen rekrutieren

Das heißt nicht nur, den eigenen Nachwuchs auszubilden und zu schulen, sondern auch mit den Mitarbeitern ins Gespräch zu kommen. Mitarbeiter*innen sind heute eine Art Markenbotschafter und können dabei helfen, die offenen Stellen und die Werte des Unternehmens nach außen zu kommunizieren. Man denke einmal an das Baugewerbe: Oft genug arbeiten mehrere Firmen an einem Projekt und die Mitarbeiter*innen verschiedener Unternehmen kommen so ins Gespräch. Sind die eigenen Mitarbeiter*innen zufrieden, dann werden sie das in solchen Situationen auch kommunizieren und ggf. erwähnen, dass im Unternehmen gerade Stellen offen sind.

Mittelständler sollten die Mitarbeiter*innen daher ganz konkret in die Rekrutierung mit einbeziehen und beispielsweise fragen, ob diese jemanden kennen, der an der Stelle Interesse haben könnte. Ein Beispiel: Möglicherweise erinnert sich ein Kollege oder eine Kollegin an eine Fachkraft aus einem anderen Unternehmen, die sich jüngst beschwert hat, im eigenen Job nicht voranzukommen. Auch über die sozialen Netzwerke können Mitarbeiter*innen beim Recruiting helfen, indem sie beispielweise Stellenanzeigen teilen.

Dabei sollte man Mitarbeiter*innen aber nicht unter Druck setzen: Sie sind keine Recruiter, sondern sollen vor allem ihrem alltäglichen Job nachgehen. Man kann sie also nicht immer und ständig um Hilfe und das Teilen von Stellenanzeigen bitten. Das kann das Arbeitsverhältnis stören.

2. Gesicht zeigen

Insbesondere im Mittelstand gilt: Das menschliche Miteinander ist oft der wichtigste Erfolgsfaktor für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter*innen. Wer anderen sympathisch ist, der hat größere Chancen. Daher sollten Mittelständler immer genau darauf achten, wie sie sich nach außen präsentieren – sei es auf regionalen Veranstaltungen, Jobmessen oder in sozialen Netzwerken. Gibt es nicht viele aktiv Jobsuchende in der Region, dann sollte man – durch sein Auftreten – latent Wechselwillige ansprechen, das heißt Menschen, die bereits einen Job haben, damit aber nicht zufrieden sind und/oder nach neuen Herausforderungen suchen. Hat man beispielsweise in der Region einen guten Ruf, dann fühlen sich vielleicht auch diejenigen von einer Stellenanzeige angesprochen, die eigentlich nicht nach einem Job suchen.

Eine Zeitung mit dem Schriftzug Jobs

3. Den eigenen Nachwuchs schulen

Viele mittelständische Unternehmen sind Ausbildungsunternehmen. Angesichts des Fachkräftemangels ist das entscheidend. Wer keine Fachkräfte finden kann, der sollte diese ausbilden. Dabei geht es nicht nur um Schul- und Hochschulabsolventen, sondern auch um langgediente Mitarbeiter, die sich durch Fortbildungen und Schulungen neues Fachwissen aneignen können und so zu den notwendigen Experten werden. Wer im Mittelstand rekrutiert, sollte also auch immer intern schauen. Gibt es vielleicht bereits eine Mitarbeiter*in, den oder die man für die Stelle ausbilden und schulen kann? Bringt jemand bereits die Basiskenntnisse mit und braucht lediglich die Fachschulung? Oft ist es günstiger, in die Schulung bestehender Mitarbeiter zu investieren, statt einen oft langwierigen und teuren Rekrutierungsprozess zu starten.

4. Soziale Netzwerke, Berufsnetzwerke und Online-Jobbörsen nutzen

Beim Recruiting ist es wichtig, verschiedene Kanäle zu nutzen, um eine möglichst große Bandbreite an potenziellen Kandidaten abzudecken. Dazu gehören neben der klassischen Jobanzeige auch Stellenausschreibungen online, in Berufsnetzwerken wie Xing und LinkedIn und sogar über soziale Netzwerke wie Facebook und Instagram. Mittelständische Unternehmen sollten hier mit einem Profil vertreten sein und regelmäßig mit den Nutzern interagieren. Das stärkt nicht nur das Profil, sondern erweitert zudem das Netzwerk, auf das man zurückgreifen kann, wenn eine Stelle ausgeschrieben wird.

Wer seine Zielgruppe kennt, der kann diese zudem genau ansprechen und hat so ebenfalls bessere Chancen bei der Mitarbeiterrekrutierung. Grundsätzlich gilt: Im Zweifelsfall kann man sich hier Hilfe bei Experten wie head for work holen, die bei den Online-Rekrutierungsprozessen unterstützen.

5. Klare Prozesse und zeitnahes Handeln

Bevor man mit dem eigentlichen Recruiting beginnt, sollten intern die Prozesse und Abläufe geklärt sein. Wer sichtet beispielsweise die Bewerbungsschreiben und Lebensläufe? Gibt es dafür eine Personalabteilung wie in großen Unternehmen oder sollen bestimmte Mitarbeiter dies übernehmen? Wer sollte an den Vorstellungsgesprächen teilnehmen und über die Kandidatenauswahl entscheiden? Auch sollte man genau festlegen, wo Unterlagen aufzubewahren sind, sei es in Papierform in einem Aktenschrank oder einem gesicherten Server, auf den alle am Entscheidungsprozess Beteiligten Zugriff haben.

Das zu klären ist wichtig, damit man nicht mit internen Problemen Zeit verschwendet und Kandidat*innen entsprechende Ansprechpartner zur Verfügung stellen kann. Ein Bewerbungsprozess sollte zudem nicht zu lange dauern. Wer erst drei oder vier Wochen nach dem Bewerbungsgespräch die Zusage erteilt ohne sich zwischenzeitlich zu melden, der kann davon ausgehen, dass sich der Kandidat oder die Kandidatin inzwischen anderweitig umgesehen hat. Rekrutierungsprozesse laufen Dank der Digitalisierung schneller ab und daran müssen sich auch Mittelständler anpassen.

6. Rekrutierung im Ausland – eine Lösung für den Mittelstand?

Eine Möglichkeit dem Fachkräftemangel im Mittelstand zu begegnen ist die Rekrutierung neuer Mitarbeiter im Ausland. Viele ausländische Fachkräfte haben Interesse in Deutschland zu arbeiten und bringen oft die notwendigen Englisch- oder Deutschkenntnisse mit, die sie brauchen, um erfolgreich für deutsche Mittelständler zu arbeiten. Bereits seit 2012 gibt es ein Portal der Bundesregierung mit dem Titel Make it in Germany, mit dem die Bundesregierung versucht, ausländischen Fachkräften den deutschen Arbeitsmarkt schmackhaft zu machen. Darüber hinaus können Unternehmen hier direkt Stellen in mehreren Sprachen ausschreiben.

Laut eines Artikels im Handelsblatt aus dem vergangenen Jahr kommen derzeit die meisten ausländischen Fachkräfte aus dem EU-Ausland. Das ist nicht weiter überraschend, bedenkt man, dass der EU-Binnenmarkt die Einwanderung von Fachkräften sehr einfach macht. Um den Fachkräftebedarf im Mittelstand zu decken, wird aber in Zukunft eine Rekrutierung im EU-Ausland allein nicht mehr ausreichen, denn auch andere EU-Länder haben mit ähnlichen demographischen Problemen wie Deutschland zu kämpfen: Es fehlt der Nachwuchs.

Hände, die ein Klemmbrett halten

Mitarbeiter aus dem Nicht-EU-Ausland anzuwerben ist aber wesentlich schwieriger, denn wenn man einen geeigneten Kandidaten oder eine geeignete Kandidatin gefunden hat, steht man vor einer Vielzahl rechtlicher Hürden auf die mittelständischen Unternehmen oft nicht vorbereitet sind. Hier kann es helfen, mit einem externen Recruitingteam zusammenzuarbeiten, das eine entsprechende Erfahrung in diesem Bereich mitbringt.

Unternehmen sollten sich bewusst sein, dass der Rekrutierungsprozess aus dem Nicht-EU-Ausland Zeit kostet, denn oft bedarf es nicht nur eines Visums, sondern darüber hinaus muss beispielsweise die Anerkennung von Schulzeugnissen und Berufsausbildungen geregelt werden. Wie kompliziert das ist, ist von Land zu Land unterschiedlich. Insbesondere im Handwerk kann die Anerkennung von Abschlüssen aber schwierig sein, da nur wenige Länder ein ähnlich strenges Ausbildungssystem wie Deutschland haben.

Haben die neuen Mitarbeiter*innen darüber hinaus Familie, dann muss auch der Familiennachzug geregelt werden und Unternehmen sollten die Mitarbeiter*innen und deren Familie dabei unterstützen, in Deutschland Fuß zu fassen – sei es, indem sie bei der Suche nach einem Schulplatz helfen oder private Aktivitäten organisieren, um den Neustart in Deutschland einfacher zu machen. Das ist wichtig, um die neuen Fachkräfte langfristig an das Unternehmen zu binden.

Unser Fazit: Mittelständische Unternehmen müssen bei der Rekrutierung neue Wege gehen und können sich nicht mehr darauf verlassen, vor Ort und in der eigenen Region geeigneten Kandidat*innen zu finden. Rekrutierungen im Ausland, die Ausbildung des eigenen Nachwuchses und die verstärkte Kandidatensuche mittels sozialer Netzwerke sind daher Optionen, die Mittelständler in Zukunft bei der Stellenbesetzung mit beachten sollten.

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