Informationen zur Firma und Stelle
Unser Auftraggeber ist ein international aufgestelltes Unternehmen aus dem Bauwesen mit Standort in Düsseldorf. Die deutsche Organisation ist in internationale Unternehmensstrukturen eingebunden und betreut Mitarbeitende unterschiedlicher Nationalitäten sowie projektbezogene Einsätze an verschiedenen Standorten. Der Personalbereich übernimmt dabei eine wichtige Funktion in der administrativen Betreuung und organisatorischen Unterstützung der Belegschaft. Zur Verstärkung des HR-Teams suchen wir ab sofort einen HR Assistant (m/w/d) mit ausgeprägter Serviceorientierung, sehr guten Excel-Kenntnissen und Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich.
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Assistenz-, Sekretariats- oder Personalbereich, oder eine vergleichbare Qualifikation
- Mindestens drei bis fünf Jahre relevante Berufserfahrung in einer administrativen oder personalnahen Funktion
- Erste praktische Kenntnisse im Personalwesen und Verständnis für administrative HR-Prozesse
- Sehr sicherer Umgang mit Microsoft Office und eine ausgeprägte IT- und Softwareaffinität
- Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse
- Strukturierte, selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Diskretion und Verantwortungsbewusstsein im Umgang mit vertraulichen Personaldaten
- Erfahrung in der Erstellung von HR-Auswertungen und personalbezogenen Berichten
- Erfahrung in der Unterstützung internationaler Mitarbeitender oder im Expat-Umfeld
- Kenntnisse in der vorbereitenden Entgeltabrechnung
- Erfahrung in der Organisation von Veranstaltungen, Schulungen oder Weiterbildungsmaßnahmen
- Ausgeprägte Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz
- Sehr gute organisatorische und kommunikative Fähigkeiten
- Analytisches Denkvermögen und hohe Detailgenauigkeit
- Eigeninitiative, Zuverlässigkeit und eine proaktive Arbeitsweise
- Flexibilität und Belastbarkeit auch bei wechselnden Anforderungen
- Interesse daran, bestehende HR-Prozesse zu verstehen und kontinuierlich weiterzuentwickeln
Ihre Aufgaben
- Administrative Unterstützung der HR-Managerin im operativen Tagesgeschäft
- Erfassung, Pflege und Auswertung von Mitarbeiterdaten sowie Durchführung von Plausibilitätsprüfungen
- Pflege und Kontrolle von Arbeitszeitkonten, Fehlzeiten und Krankmeldungen
- Vorbereitung und Pflege monatlicher Daten und Übersichten für die Gehaltsabrechnung
- Erstellung von Excel-Auswertungen, HR-Berichten und Analysen sowie eigenständige Recherche und Aufbereitung relevanter Informationen
- Organisatorische Betreuung nationaler und internationaler Mitarbeitender, einschließlich Unterstützung bei behördlichen Unterlagen
- Mitorganisation von Onboarding-Prozessen, Einführungsveranstaltungen und internen Besprechungen
- Koordination und Dokumentation von Schulungen, Weiterbildungen und Personalentwicklungsmaßnahmen
- Unterstützung bei der Wohnungssuche und Betreuung angemieteter Unterkünfte für international eingesetzte Mitarbeitende, einschließlich Besichtigungsterminen und Handwerkerkoordination
- Organisation und Pflege von HR-Dokumenten sowie Unterstützung im Dokumentenmanagement und bei der Archivierung
- Mitarbeit bei der Planung und Durchführung von Mitarbeiterveranstaltungen
- Unterstützung bei der Weiterentwicklung und Optimierung administrativer HR-Prozesse
Sie erwartet
- Unbefristete Festanstellung mit einer 37,5-Stunden-Woche
- Flexible Arbeitszeiten im Rahmen eines Gleitzeitmodell
- Zeitausgleich für geleistete Überstunden
- Ein bis zwei Tage Homeoffice pro Woche nach Absprache mit der Vorgesetzten
- 29 Urlaubstage sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und einem Brauchtumstag
- Regelmäßige fachliche und persönliche Weiterbildungen
- Arbeitgeberfinanzierte betriebliche Altersvorsorge
- Vermögenswirksame Leistungen
- Gruppenunfallversicherung
- Corporate-Health-Angebote
- Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits
- Regelmäßige Firmenveranstaltungen
- Zentral gelegener Arbeitsplatz in Düsseldorf mit direkter Straßenbahnanbindung
- Zusammenarbeit in einem internationalen Unternehmensumfeld
